電話の取次ぎの仕方


電話を取り次ぐ場合のポイント!

ヒューマンバリュー



電話受付応対

【電話受付応対マニュアル】






電話の取次ぎの仕方

《電話取次ぎ編》
●取り次ぐ場合の基本3つのポィント
①相手の会社名、名前、及び取り次ぐ者の部署名、氏名をはっきり確認する。
「営業の佐藤でございますね。少々お待ち下さいませ。」
②電話機の保留ボタンを押し、代わる当人に電話がかかっていることを伝える。
③取り次ぐ相手が不在の場合 相手にその旨を伝え、伝言を依頼されれば代わりに用件を伺い、メモする。
あるいは、かけ直してほしいという場合は、相手の電話番号、氏名及び何時までなら都合が良いかなどを確認する。
「佐藤はあいにく席をはずじております。5時には戻ってくる予定でございます。わたくしでよろしけれは代わりにご用件をお伺い致しますが。」

●事例
①先方が名乗らない場合は?
先方「○○さんはいますか」
当社「はい、只今お繋ぎいたします。恐れ入りますが、御社のご社名とご用件をお願いいたします。」
  ※「かしこまりました。○○会社の○○様より○○の用件ですね、
    少々お待ち下さいませ。」→取次ぎをする。

②取次ぎで応答者が不在(見つからない)場合

Q1「また電話します」のときは
A1「かしこまりました。○会社の○○様より、お電話頂いた旨を○○にお伝えいたします」


Q2「それじゃ電話下さい」のときは
A2「かしこまりました。○○が戻り次第お電話いたしますので、恐れ入りますが、念    のためお電話番号をお願いいたします」
   「かしこまりました。○○○―○○○○ですね、確かに承りました。
    有難うございました。」


Q3 用件を話したときは
A3「かしこまりました。○○会社の○○様より○○の件でございますね。私○○が確    かに承りました。○○が戻り次第、間違いなくお伝え致しますのでご安心下さい。    有難うございました。」


Q4 外出している場合は
A4「はい、○○はあいにく外出しております。申し訳ございません。私○○と申しま
   すが差し支えなければ代わりにご用件を承りますがよろしいでしょうか」
   →用件を聞いたらA3へ

③用件を聞いて取次ぎの必要のない場合
 単なる報告や伝達のみでの電話も数多くありますので、その場で対応できる内容であれば対 処して、後で担当者(部署)に報告してください 。

④よくわからない内容で、しかも部門責任者・担当者が不在の場合は
先方の内容をよく理解してから
「かしこまりました○○の件についてですね、あいにく担当者が不在ですので、私○○が承  ります。恐れ入りますが御社名とお名前とご連絡先を宜しければお願い致します」
「かしこまりました。○○会社の○○様より○○の件ですね、ご連絡は○○―○○○○で
すね、確かに承りました。担当者へ間違いなくお伝えしておきます。有難うございました」

⑤急ぎの取次ぎの場合(先方が急いでいる様子の場合)
「お急ぎでしょうか」と聞いて確認後
  「それでは大至急○○と連絡を取りまして、本人より直接お電話致しますので、恐れ入
   りますが、御社名とお名前、お電話番号をお願いできませんでしょうか」
  「かしこまりました、○○会社の○○様より○○の件ですね。ご連絡は○○○―○○○
  ○ですね。○○に連絡取りますので少々お時間をください。有難うございました」




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